Kuluttajaverkkolasku

Veikko Lindberg, Liaison Technologies Oy, 11.9.2012

1 Taustaa kuluttajaverkkolaskutukseen

Kuluttajaverkkolaskutuksella tarkoitetaan laskujen välitystä laskuttavilta organisaatioilta kuluttaja-asiakkaille sähköisessä muodossa. Kuluttaja-asiakkaat laskujen vastaanottajana eroavat organisaatioista siten, että kuluttajilla itsellään ei ole tarvetta optimoida sisäänpäin tulevien laskujen käsittelyä, joten heillä itsellään ei ole taloudellista motivaattoria siirtyä paperilaskutuksesta sähköiseen. Sen sijaan verkkolaskutus tulee markkinoida kuluttajille ympäristön säästämisen, parantuneen palvelun ja paperikasoista luopumisen kautta.

Laskuttajille, jotka paljon laskuttavat kuluttajia, kuluttajaverkkolaskuun siirtyminen mahdollistaa merkittäviä kustannussäästöjä laskutusprosessien sähköistämisen ja paperilaskujen postituksesta luopumisen kautta. Lisäksi paperilaskuista verkkolaskutukseen siirtyminen vähentää laskutuksesta aiheutuvia kasvihuonekaasu, joten varmistaakseen toimintansa ympäristöystävällisyyden tulisi organisaation luopua paperilaskutuksesta.

1.1 Suomen kuluttajaverkkolaskutusympäristö

Suomessa kuluttajaverkkolaskutukseen vaikuttavia tahoja ovat laskuttajat, kuluttajat, verkkolaskuoperaattorit ja pankit. Näiden tahojen väliset suhteet on yksinkertaistetusti kuvattu kuvassa 1.

 

Kuva 1. Suomen verkkolaskutusympäristö yksinkertaistettuna

Suomi on yksi maailman johtavista maista verkkopankin käytössä, sillä suomalaiset pankit ovat pitkään tarjonneet ja kehittäneet omia verkkopankkejaan. Vuosien aikana suomalaiset kuluttajat ovatkin tottuneet hoitamaan pankkiasiansa verkossa, joten tätä kehitystä seuraten pankit ovat ottaneet merkittävän roolin kuluttajaverkkolaskutuksessa. Kuluttajat pystyvät vastaanottamaan verkkolaskuja omiin verkkopankkeihinsa siten, että niiden maksu onnistuu myös hyvin yksinkertaisesti. Tällainen verkkolaskutusratkaisu automatisoi myös kuluttajien laskujen maksua, kun tietojen manuaalinen syöttö verkkopankkiin vähenee.

Verkkolaskujen vastaanotto verkkopankkiin on kypsynyt käyttövalmiiksi vasta viime vuosien aikana, mutta useat paljon laskuttavat organisaatiot ovat kuitenkin jo ennen tätä lähettäneet laskunsa sähköisesti kuluttajille. Muita ratkaisuja verkkolaskujen tarjoamiseksi kuluttajille verkkopankkiin toimitettavan laskun lisäksi ovat esimerkiksi laskun toimittaminen sähköpostilla tai laskun saattaminen kuluttajan saataville asiakasportaaliin.

Laskuttajat lähes poikkeuksetta käyttävät palveluntarjoajaa tai operaattoria verkkolaskutuspalvelun tarjoamiseksi. Verkkolaskutuspalveluntarjoajan käyttäminen mahdollistaa sen, että yhden sanomayhteyden kautta laskuttaja pystyy lähettämään kaikki laskunsa ja palveluntarjoaja huolehtii niiden reitittämisestä oikeisiin kohteisiin kuluttajille ja yrityksille.

 

1.2 Kuluttajaverkkolaskutuksen tulevaisuuden näkymät

Viime vuosien aikana Suomi on jäänyt jälkeen suhteessa muihin Pohjoismaihin kuluttajaverkkolaskun käyttöasteessa. Kuitenkin tällä hetkellä näyttää siltä, että ratkaisu on teknisesti riittävän kypsä laajamittaiseen adoptioon, joka on saanut yritykset heräämään kuluttajaverkkolaskutukseen. Lisäksi EU on ajamassa alas kansallisia suoraveloitusjärjestelmiä, joten Suomessakin pankkien on tarve kehittää korvaavia järjestelmiä tälle.

Suomen kansallinen suoraveloitusjärjestelmä loppuu vuoden 2014 alussa. Suoraveloitus on hyvin yleinen veloitustapa Suomessa, ja kansallisen järjestelmän alasajo vaatii korvaavien järjestelmien luomista. Kansallisen suoraveloituksen tilalle on esitetty käytettäväksi kuluttajaverkkolaskutusta, tai E-laskua kuten pankit sitä kutsuvat, tai suoramaksu, joka E-laskun kaltainen järjestelmä sellaisille ihmisille, jotka eivät käytä verkkopankkia.

On ennustettavissa, että kuluttajaverkkolaskutus tulee yleistymään merkittävästi lähivuosina, joten ennemmin tai myöhemmin kuluttajat haluavat vastaanottaa kaikki laskunsa sähköisesti. Tästä johtuen yritysten tulisikin huolehtia, että he pystyvät tarjoamaan kuluttaja-asiakkailleen verkkolaskun, kun he sitä haluavat.

 

2 Kuluttajaverkkolaskuratkaisut

Ratkaisut, joilla kuluttajille voidaan toimittaa verkkolaskuja, voidaan karkeasti jakaa kolmeen eri kategoriaan:

  • Laskujen välitys kuluttajan verkkopankkiin
  • Laskujen tuominen kuluttajan saataville portaaliin
  • Laskujen automaattinen maksaminen suoramaksuna

Nämä vaihtoehdot on kuvattu alla perustuen Liaison Technologies Oy:n toimintamalliin operaattorina.

2.1 E-lasku

 

Kuva 2. Kokonaisvaltainen E-laskuratkaisu

Yllä oleva kuva 2 kuvaa kuinka verkkolaskujen toimittaminen kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin tapahtuu. Ratkaisussa verkkolaskuoperaattori hallinnoi tietoa niistä kuluttaja-asiakkaista, jotka haluavat vastaanottaa verkkolaskuja. Kun laskuttaja lähettää laskun verkkolaskuoperaattorille, verkkolaskuoperaattori tarkastaa listastaan haluaako vastaanottaja laskun sähköisenä vai ei. Mikäli vastaanottajalle voidaan välittää lasku verkkolaskuna, lähetetään verkkolasku pankille, ja pankki asettaa verkkolaskun esille kuluttajan verkkopankkiin. Mikäli vastaanottajalle ei pystytä välittämään laskua verkkolaskuna, luodaan laskusta PDF-kuva, ja tämä kuva välitetään tulostuspalveluun tulostusta ja postitusta varten. Tällöin lähettäjä pystyy lähettämään kaiken laskuaineistonsa sähköisenä, ja verkkolaskuoperaattori huolehtii sen välittämisestä asiakkaalle. Mikäli laskuttaja haluaa tarjota oman visualisointinsa laskusta kuluttajille verkkolaskun liitteeksi, voidaan se tarjota asiakkaalle esitysarkiston avulla. Esitysarkisto on palvelu, johon voidaan tallentaa PDF-kuva laskusta, ja linkki kuvaan voidaan välittää kuluttajan verkkopankkiin, josta kuluttaja pääsee näkemään kuvan.

2.2 Suoramaksu

 

Kuva 3. Suoramaksuratkaisu

Yllä oleva kuva 3 kuvaa kuinka suoramaksuratkaisu toimii. Suoramaksulla tarkoitetaan palvelua, jossa kuluttaja sopii pankin kanssa, että tietyn laskuttajan laskut saa maksaa kuluttajan puolesta suoraan niiden eräpäivänä. Suoramaksun laskut toimitetaan pankille samalla tavalla kuin mitä E-laskut, mutta näiden vastaanottamiseksi kuluttajalla ei tarvitse olla verkkopankkia. Ennen kuin kuluttajalle voidaan lähettää suoramaksulaskuja, täytyy kuluttajan ollut sopia asiasta oman pankkinsa kanssa. Jokaisesta suoramaksusta tulee toimittaa suoramaksuilmoitus kuluttajalle, ja tämä suositellaan lähetettäväksi postitse paperina kuluttajalle, mikäli tämä ei muuta vaihtoehtoa toivo.

2.3 Verkkolaskuportaali

 

Kuva 4. Laskuttajalle räätälöity verkkolaskuportaali

Yllä oleva kuva 4 kuvaa esimerkin millaisen verkkolaskuportaaliratkaisun verkkolaskuoperaattori pystyy tarjoamaan laskuttajalle. Oletuksena kuluttaja-asiakkaalle toimitetaan lasku joko paperisena tai portaalin kautta, mikäli tämä on tilannut laskuttajalta laskujen toimituksen portaalin kautta. Portaali voidaan räätälöidä laskuttajan tarpeisiin sopivaksi siten, että se voi esimerkiksi olla laskuttajan extranetin tai asiakasportaalin yhteydessä. Lisäksi siinä voi olla integraatio eri pankkien verkkomaksupalveluihin, jolloin asiakkaat pystyvät suoraan maksamaan laskunsa portaalissa. Mitä pidemmälle räätälöity portaali on, sitä paremmin se pystyy laskuttajan asiakkaita palvelemaan.

 


Suoraveloitus loppuu – nyt on aika siirtyä e-laskuun

Kansallisesta suoraveloituksesta luovutaan Suomessa 31. tammikuuta 2014. Suoraveloituslaskuttajille suositellaan kotimaisen suoraveloituksen korvaamista e-laskulla ja suoramaksulla. Muita suoraveloituksen korvaavia palveluita ovat SEPA-suoraveloitus ja paperilasku.

Suoraveloitusta käyttävien laskuttajien on ennen yllämainittua päivämäärää siirryttävä uusiin laskutustapoihin. Laskuttajien on myös ratkaistava, kuinka he siirtävät suoraveloitusta käyttävät asiakkaansa uusiin palveluihin.

e-lasku verkkopankkimaksajalle

Verkkopankkia käyttävien asiakkaiden laskutukseen suositellaan e-laskua, joka on monipuolinen maksutapa. Laskun maksaja voi valita käyttöönsä verkkopankissa itselleen sopivat e-lasku-hälytykset ja -vahvistukset, jolloin laskut eivät unohdu verkkopankkiin. Automaattisen maksatuksen avulla e-lasku toimii kuten suoraveloitus, mutta laskun voi halutessaan maksaa myös heti sen saavuttua.

Suoramaksu

Niille asiakkaille, joilla ei ole käytössään verkkopankkia, ovat pankit ja laskuttajat kehittäneet suoramaksun. Suoramaksu vastaa käyttäjän kannalta täysin suoraveloitusta. Laskuttaja lähettää suoramaksuasiakkaalle laskun asiakkaan kanssa sopimallaan tavalla – esimerkiksi postitse – ja kopion laskusta e-laskuna pankkiin. Maksaja-asiakas on antanut pankilleen toimeksiannon maksaa laskuttajan pankkiin lähettämät e-laskut eräpäivänä automaattisesti tililtään.

e-laskuttaja – yhteys pankkiin

Laskuttajayrityksen tulee ottaa yhteyttä omaan pankkiinsa, kun se haluaa ottaa e-laskun ja suoramaksun käyttöönsä.

Pankissa tehdään asiasta tarvittavat sopimukset. Yrittäjä tarvitsee e-laskutusta varten lisäksi laskutusohjelmiston päivityksen, joka tukee myös suoramaksutoimintoa.

Pankista saa suoraveloituslaskuttajille vuoden 2013 alusta lähtien muuntopalvelua, jossa suoraveloitusasiakkaat siirretään automaattisesti e-laskun ja suoramaksun käyttäjiksi. Maksaja-asiakkaan ei tarvitse tehdä mitään.

SEPA-suoraveloitus eroaa kotimaisesta

Suomessa SEPA-suoraveloitusta tarjotaan kansainvälisille ja monikansallisille laskuttaja-asiakkaille rajat ylittävien maksujen keräämiseen sekä paikalliseen laskutukseen muualla kuin Suomessa.

Kotimaan suoraveloituksia ei automaattisesti muunneta SEPA-suoraveloituksiksi.

Suoraveloituksen päättymisen aikataulu

Laskuttajien kannattaa tänä vuonna suunnitella ja toteuttaa suoraveloituksesta luopumisen edellyttämät tekniset muutokset. Laskuttajat voivat kannustaa suoraveloitusasiakkaitaan siirtymään e-laskun käyttön.

Laskuttajat voivat ottaa suoraveloituksen korvaavat palvelut käyttöönsä omassa tahdissa – kuitenkin viimeistään vuoden 2013 loppuun mennessä. Kotimainen suoraveloitus päättyy vuoden 2014 alkupuolella.

 

Tarja Karinaro
Cash Management -asiantuntija
Nordea Pankki


HEEROS ON YMPÄRISTÖYSTÄVÄLLINEN RATKAISU

Sähköisen taloushallinnon keskeinen elementti on verkkolaskutus, jonka käyttöönotto pienentää yritysten ja yhteisöjen laskujen käsittelyn hiilijalanjälkeä jopa neljäsosaan paperilaskutukseen verrattuna.

Säästöt syntyvät monesta asiasta. Näitä ovat mm. paperin käytön väheneminen, työnteon tehostuminen ja turhan liikkumisen poistuminen, kun järjestelmien käyttö ei ole enää sidoksissa aikaan ja paikkaan. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa toimintojen virtaviivaistamisen monessa osassa toimintoketjua. Hyödyt eivät rajoitu itse laskutukseen vaan ne tulevat mm. kierrätyksessä, automatisoidussa kirjanpidossa ja sähköisessä arkistoinnissa.

Paitsi että sähköinen taloushallinto on ympäristöystävällistä, parantaa se samalla yrityksen toimintaedellytyksiä, joustavuutta, yrityskuvaa ja kannattavuutta.

Me Heeroksella pyrimme aina huomioimaan kestävän kehityksen vaatimukset omien tuotteidemme kehityksessä ja muussakin toiminnassa. Paperin käyttö on minimoitu ja mietimme tarkkaan, milloin kannattaa fyysisesti liikkua. Mm. kommunikointi toimipisteiden välillä suoritetaan pääasiassa videoneuvotteluin. Joka vuosi valitsemme lisäksi jonkin ympäristöä edistävän avustuskohteen.

Jokaista uutta asiakasyritystä tai yhteisöä kohden Heeros kustantaa 10 puun istuttamisen. Toivotamme kaikki asiakkaamme mukaan rakentamaan kestävän kehityksen Suomea!

Lähteet:
Finanssialan keskusliitto


Tervetuloa sähköisen taloushallinnon maailmaan! : Tervetuloa !

Kirjaudu sisään ladataksesi artikkelit pdf-muodossa. Lähetämme sinulle myös ilmoituksen sähköpostiin, kun sivustolle tulee uutta sisältöä.

Kirjaudu

Salasana hukassa?

Rekisteröidy